¿Por qué cambiar de administrador de fincas?
¿Para qué cambiar de administrador de fincas?
¿Cómo cambiar de administrador de fincas?
Traspaso de documentación entre administradores
¿Por qué cambiar de administrador de fincas?
Quien vive en una comunidad sabe que la labor de quien administra la comunidad es muy importante, como la de quien ejerce la presidencia cada año. Por lo que es normal plantearse cambios cuando la eficiencia de dicha administración decae o, simplemente, no se da, cuando hay problemas de comunicación, de transparencia, que conducen a una falta de confianza en la administración, o hay pruebas claras de incumplimiento del contrato por parte del administrador.
Las quejas más frecuentes en estos casos de los propietarios administrados son la falta de comunicación o de respuesta, que el administrador no coge o no devuelve sus llamadas, la falta de gestión o la demora casi indefinida en la solución de las incidencias en las zonas o instalaciones comunes.
¿Para qué cambiar de administrador?
El administrador de fincas modelo debería mirar siempre por el interés general de la comunidad que lo contrata, tener una comunicación personal y cercana con los cargos y el resto de los propietarios de dicha comunidad, resolver lo más rápida y diligentemente posible los problemas que se presenten, debería ser una persona íntegra y fiable, debería estar colegiado, debería ser un profesional que no esté desfasado sino actualizado en el conocimiento de las últimas leyes del sector y en el uso de las mejores herramientas para su mejor desempeño, con un carácter conciliador que busque el consenso mediante la mediación, y debería firmarse con él un contrato claro de servicios básicos
¿Cómo cambiar de administrador de fincas?
Teniendo en cuenta la posible vigencia del contrato suscrito con el administrador que ha perdido nuestra confianza, el procedimiento a seguir para sustituirlo, si se da una causa justificada o justa para su cese, sería:
1º Convocatoria de una junta de propietarios, ordinaria o extraordinaria, según toque o convenga, por el presidente de la comunidad o por el 25% mínimo de los propietarios, en número y en cuotas o coeficientes de participación (mayoría doble), y en la que uno de los puntos del orden del día sea:
- si la junta de propietarios es ordinaria, renovación anual de cargos, y votando por mayoría simple (la mitad más uno), de entre los presupuestos pedidos a otros administradores de fincas, el que más nos convenza o interese;
- si la junta es extraordinaria y ex profeso, el cambio de administrador, enunciado por ejemplo: “Cese del actual Administrador de Fincas y, si procede, elección de un Administrador nuevo”; dicho punto o acuerdo debe aprobarse por medio de dos votaciones, una para el cese del actual administrador, otra para acordar la elección del nuevo administrador, por mayoría simple el presupuesto que más nos convenza o convenga.
El quórum o mayoría requerida para adoptar un acuerdo válido para este punto en concreto es la mayoría simple, conforme al artículo 17.7 de la LPH: en primera convocatoria de la junta de propietarios si asiste al menos el 50% del número total de los propietarios, o en segunda convocatoria por los propietarios que estén presentes, sea cual sea su número y porcentaje de coeficientes de participación en la comunidad.
2º Cerrar el acta de la junta antes de 10 días, una vez aprobado el acuerdo válidamente con la firma del presidente de la comunidad y de otros cargos, si los hay, se confirma el acuerdo adoptado.
Se comunica, mínimo con un mes de antelación a la fecha del cese del contrato, el acuerdo adoptado al administrador cesado, y en el que deberá constar una causa lícita y justificada del cese (pérdida de confianza o de credibilidad por incumplimiento del contrato, o por incumplir los compromisos inherentes al cargo o al ejercicio de la profesión, según el respectivo código deontológico, como, por ejemplo, no rendir cuentas en tiempo y forma, generándose así desconfianza respecto al destino y uso del fondo de reserva de la comunidad), que no propicie una reclamación judicial por parte del administrador cesado que pueda estar justificada por ello.
Si el contrato con el administrador cesado aún está en vigor, se deberá indemnizar a éste con las mensualidades no percibidas hasta la fecha de finalización del contrato.
3º Relevo en la administración, tras el acuerdo válido de la junta y la comunicación debida de tal acuerdo al administrador saliente, se fijará una fecha para el relevo en la administración de la comunidad de entre 10 a 15 días máximo. Ambos administradores deberán acordar antes de tal fecha el traspaso de la documentación de la comunidad, y el administrador saliente pondrá al día de los asuntos pendientes en la administración de la finca al administrador entrante.
Traspaso de documentación entre administradores
El traspaso obligatorio de documentación de la comunidad entre administradores se debe hacer antes de 15 días y se compone de los siguientes documentos:
- Lista completa de los propietarios, datos de contacto y sus respectivas formas de cobro (domiciliado o no) de las cuotas correspondientes.
- Estado de las cuentas y balance final de la comunidad hasta la misma fecha del cese, estado o lista de morosidad, si la hay, de los recibos pendientes de cobro correspondientes a los gastos corrientes ordinarios de la comunidad y a las derramas, si las hay.
- Extracto del último año de todas las cuentas bancarias de la comunidad.
- Llaves de la comunidad.
- Nóminas del personal contratado y en activo de la comunidad.
- Traspaso de certificado digital de la comunidad para el pago de impuestos a Hacienda.
- Contratos de las cuentas corrientes bancarias de la comunidad con las respectivas firmas de los autorizados.
- Lista y datos de contacto de los proveedores de los servicios comunes y del mantenimiento de las instalaciones comunes, y de los respectivos contratos vigentes.
- Contratos vigentes de los suministros comunes.
- Copia de la póliza o contrato vigente del seguro de la comunidad y datos de contacto para las posibles incidencias o eventualidades.
- Libro de actas hasta la fecha de la comunidad.
- Titulo constitutivo o escritura original de la división de la propiedad horizontal.
Y en un plazo máximo de 30 días máximo se deberán traspasar los siguientes documentos:
- Contratos vigentes de los suministros comunes, de los proveedores de los servicios comunes, del mantenimiento de las instalaciones comunes, y de alquiler de espacios comunes, si los hay.
Si no se da este traspaso obligatorio de documentos en los plazos legales establecidos, dicha conducta es sancionable y, antes de demandarlo judicialmente, hay que realizar un preaviso con tiempo suficiente para concluir dicho traspaso.
En la mayoría de estas ocasiones la pérdida de una comunidad de propietarios es responsabilidad del administrador de fincas cesado, por no realizar las labores solicitadas por parte de los propietarios o por no responder como se esperaba del perfil contratado en su momento.
